JATIMTIMES- Sistem inventori adalah tulang punggung bagi setiap bisnis, berperan krusial dalam mengelola persediaan barang. Dengan sistem ini, bisnis dapat memastikan ketersediaan produk yang tepat, menghindari kerugian akibat kelebihan atau kekurangan stok, serta meningkatkan efisiensi operasional.
Pentingnya Sistem Inventory dalam Operasional Bisnis
Efisiensi Operasional
Sistem inventory yang baik berperan penting dalam meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Berkat adanya sistem yang terorganisir pergerakan barang dapat dipantau secara real-time dan mengurangi risiko kesalahan atau kehilangan barang. Penggunaan teknologi seperti barcode dan RFID dalam sistem inventory juga memudahkan proses pencatatan dan pelacakan stok yang bermanfaat untuk meningkatkan kecepatan dan akurasi operasional.
Baca Juga : Terlibat Korupsi, Kades dan Bendahara Desa di Tulungagung Dijebloskan Penjara
Selain itu, sistem inventory yang efisien juga membantu dalam pengelolaan ruang penyimpanan. Mengetahui jumlah dan jenis barang yang tersedia membuat penempatan barang dapat diatur dengan baik dan memaksimalkan penggunaan ruang. Hal ini sangat penting, terutama bagi bisnis yang memiliki gudang dengan kapasitas terbatas.
Pengendalian Biaya
Pengendalian biaya merupakan salah satu keuntungan utama dari penerapan sistem inventory yang efektif. Melalui sistem ini, bisnis dapat terhindar dari pembelian berlebih yang dapat menyebabkan penumpukan stok dan meningkatkan biaya penyimpanan. Selain itu, dengan mengetahui tingkat permintaan dan pergerakan barang dapat dilakukan perencanaan pengadaan yang lebih baik, sehingga mengurangi biaya pengadaan barang.
Lebih jauh lagi, sistem inventory yang baik juga membantu dalam mengurangi biaya operasional melalui optimalisasi proses. Misalnya, dengan memanfaatkan software manajemen inventory, bisnis dapat mengotomatisasi berbagai tugas yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti pencatatan dan pelaporan stok. Hal ini tidak hanya menghemat waktu dan tenaga, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian finansial.
Kepuasan Pelanggan
Kepuasan pelanggan sangat dipengaruhi oleh ketersediaan produk yang mereka butuhkan. Sistem inventory yang baik memastikan bahwa barang selalu tersedia ketika dibutuhkan, sehingga menghindari kekecewaan pelanggan akibat stok yang kosong.
Selain itu, sistem inventory yang terintegrasi dengan baik juga memungkinkan untuk memberikan layanan yang lebih cepat dan efisien. Misalnya, dengan sistem yang terhubung langsung dengan bagian penjualan, Anda dapat segera memproses pesanan pelanggan dan memastikan pengiriman tepat waktu.
Jenis-Jenis Sistem Inventory
Berikut telah dirangkum beberapa jenis sistem yang ada dalam sistem inventory. Ketahui dengan cermat untuk mendukung peningkatan bisnis Anda.
Berdasarkan Cara Mencatat
1. Sistem Manual
Sistem manual merupakan metode paling sederhana dalam mengelola inventory. Metode ini telah digunakan selama bertahun-tahun dan masih relevan untuk bisnis-bisnis kecil.
Kelebihan dari sistem ini adalah biayanya yang relatif rendah karena tidak memerlukan investasi dalam teknologi canggih. Selain itu, sistem manual memungkinkan fleksibilitas dalam penyesuaian proses sesuai kebutuhan spesifik bisnis.
Namun, sistem manual juga memiliki kekurangan signifikan, seperti tingginya risiko kesalahan manusia dalam pencatatan dan pelacakan stok. Proses yang memakan waktu dan tenaga juga menjadi tantangan, terutama saat bisnis mulai berkembang dan volume barang yang dikelola semakin besar.
Contoh penerapan sistem manual dapat dilihat pada bisnis ritel kecil yang mengelola stok barang dengan mencatat keluar masuknya barang secara manual di buku catatan atau spreadsheet.
2. Sistem Berbasis Komputer
Perkembangan teknologi informasi telah melahirkan berbagai software manajemen inventory yang dapat membantu bisnis mengelola stok secara lebih efektif. Sistem berbasis komputer menawarkan berbagai fitur dan manfaat yang tidak dapat ditemukan pada sistem manual.
Salah satunya adalah software manajemen inventory. Software ini memungkinkan bisnis untuk mencatat, melacak, dan menganalisis data stok secara real time, sehingga meminimalkan kesalahan dan meningkatkan efisiensi.
Sistem berbasis komputer juga menawarkan integrasi dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Melalui integrasi ini, data inventory dapat disinkronkan dengan berbagai fungsi bisnis lainnya seperti akuntansi, penjualan, dan pengadaan. Hal ini memungkinkan visibilitas yang lebih baik dan koordinasi yang lebih efektif di seluruh departemen.
Sebagai contoh, ketika ada perubahan stok di gudang, sistem ERP akan secara otomatis memperbarui data di bagian akuntansi dan penjualan, sehingga semua pihak dapat bekerja dengan informasi yang up to date.
Berdasarkan Perhitungan untuk Akuntabilitas
1. Sistem Just-In-Time (JIT)
Just In Time (JIT) adalah sistem inventory yang berfokus pada pengurangan pemborosan dengan cara hanya memesan dan menerima barang saat benar-benar diperlukan untuk produksi atau penjualan. Prinsip utama JIT adalah meminimalkan stok yang disimpan di gudang, sehingga mengurangi biaya penyimpanan dan risiko barang rusak atau usang. Cara kerja JIT melibatkan koordinasi yang ketat antara bagian produksi dan pemasok.
Baca Juga : Paparkan Inflasi Bulan Juli, Kepala BPS Sebut Inflasi Kota Kediri Lebih Rendah Dibanding Daerah lain
Manfaat utama dari sistem JIT adalah pengurangan biaya penyimpanan dan peningkatan efisiensi operasional. Selain itu, JIT juga dapat meningkatkan kualitas produk, karena barang yang digunakan dalam produksi selalu segar dan dalam kondisi terbaik.
Namun, JIT juga memiliki tantangan, seperti risiko kekurangan stok jika terjadi gangguan dalam rantai pasokan. Selain itu, ketidakmampuan untuk memprediksi permintaan dengan akurat dapat menyebabkan masalah dalam menjaga keseimbangan stok.
2. Sistem First In, First Out (FIFO) dan Last In, First Out (LIFO)
Sistem FIFO (First In, First Out) dan LIFO (Last In, First Out) adalah metode pengelolaan stok yang digunakan untuk menentukan urutan barang yang keluar dari gudang. FIFO mengutamakan barang yang pertama masuk untuk pertama keluar.
Sebaliknya, LIFO menggunakan barang yang terakhir masuk untuk pertama keluar. Metode ini sering digunakan dalam situasi di mana harga barang cenderung naik, sehingga mengurangi beban pajak karena biaya barang yang dijual dianggap lebih tinggi.
Komponen Utama dalam Sistem Inventory
Sistem inventory juga memiliki beberapa komponen utama yang perlu Anda ketahui sebelum menerapkanya, berikut beberapa di antaranya:
1. Katalog Barang
Katalog barang adalah daftar lengkap dari semua produk yang dimiliki oleh bisnis, beserta deskripsi, kode, dan informasi lain yang relevan. Komponen ini sangat penting karena membantu dalam pengidentifikasian dan pelacakan setiap item yang ada di gudang.
Selain itu, katalog barang yang terintegrasi dengan sistem inventory memungkinkan update otomatis setiap kali ada perubahan, seperti penambahan produk baru atau penghapusan produk yang tidak lagi tersedia. Hal ini membantu dalam menjaga akurasi data dan memudahkan pengelolaan stok secara keseluruhan.
2. Proses Pembelian dan Penerimaan Barang
Proses pembelian dan penerimaan barang merupakan tahap awal dalam sistem inventory yang memastikan ketersediaan produk sesuai kebutuhan bisnis. Tahap ini melibatkan pemesanan barang dari pemasok, penerimaan barang di gudang, dan pencatatan stok baru yang masuk. Sistem yang baik akan memiliki prosedur standar untuk memastikan bahwa semua barang yang diterima sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik.
Melalui adanya software manajemen inventory, proses ini dapat diotomatisasi sehingga mengurangi kesalahan manusia dan mempercepat waktu pemrosesan. Misalnya, ketika pesanan diterima, sistem dapat langsung memperbarui stok yang tersedia dan menghasilkan laporan penerimaan barang. Software tersebut tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga membantu dalam pengendalian kualitas dan akurasi data.
3. Penyimpanan dan Pengelolaan Stok
Penyimpanan dan pengelolaan stok adalah aspek penting dalam sistem inventory yang memastikan barang disimpan dengan cara yang aman dan terorganisir. Proses ini melibatkan penempatan barang di lokasi yang tepat di gudang, pemantauan kondisi penyimpanan, dan pelacakan stok secara terus-menerus untuk menghindari kerusakan atau kehilangan.
Sistem inventory yang baik akan mencakup penggunaan teknologi seperti barcode atau RFID untuk melacak pergerakan barang dan memudahkan proses inventarisasi. Melalui cara ini, bisnis dapat memastikan bahwa semua stok tercatat dengan akurat dan dapat diakses dengan cepat ketika diperlukan.
4. Distribusi dan Pengiriman
Distribusi dan pengiriman adalah tahap akhir dalam sistem inventory yang memastikan produk sampai ke tangan pelanggan tepat waktu. Proses ini melibatkan pengambilan barang dari gudang, pengepakan, dan pengiriman ke tujuan akhir. Sistem inventory yang efisien akan memantau setiap langkah dalam proses ini untuk memastikan bahwa semua pesanan diproses dengan cepat dan akurat.
Berkat penggunaan teknologi seperti sistem manajemen transportasi (TMS), Anda dapat mengoptimalkan rute pengiriman dan melacak status pengiriman secara real time. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga membantu dalam memberikan layanan pelanggan yang lebih baik.
Pengelolaan sistem inventory yang baik merupakan kunci sukses dalam operasional bisnis. Melalui penggunaan sistem yang tepat, efisiensi operasional akan meningkat . Mulai dari sistem manual hingga teknologi canggih seperti software manajemen inventory dan integrasi dengan ERP, setiap jenis sistem memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
