JATIMTIMES – Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Kota Blitar terus mendorong transformasi pelayanan publik berbasis digital. Terbaru, instansi tersebut menghadirkan inovasi pelayanan administrasi kependudukan melalui aplikasi WhatsApp bernama WADUK SAE atau WhatsApp Dispendukcapil SAE.
Inovasi itu dikembangkan untuk mempermudah masyarakat mengakses layanan administrasi kependudukan tanpa harus menghadapi proses yang rumit. Melalui sistem berbasis WhatsApp, warga kini dapat mengakses antrean online, layanan pengaduan, konsultasi persyaratan dokumen, hingga pelaporan kematian secara lebih praktis dan cepat.
Baca Juga : BPJS Ketenagakerjaan Blitar Perkuat Sinergi Perusahaan melalui Movie Gathering
Kepala Dispendukcapil Kota Blitar, Wahyudi Eko Surono mengatakan, inovasi tersebut lahir dari evaluasi pelayanan digital sebelumnya yang masih berbasis website. Menurut dia, sebagian masyarakat masih merasa kesulitan menggunakan layanan berbasis akun dan password.
“Kami sekarang lagi berinovasi dan banyak inovasi yang kami kembangkan. Berawal dari evaluasi pelayanan online berbasis website yang dirasa masyarakat masih ribet karena harus menggunakan user ID dan mengingat password,” ujar Wahyudi, Selasa (12/5/2026).
Karena itu, Dispendukcapil Kota Blitar memilih menggunakan platform yang sudah akrab dengan keseharian masyarakat, yakni WhatsApp. Melalui pendekatan tersebut, pelayanan diharapkan menjadi lebih mudah dijangkau oleh seluruh lapisan warga.
“Untuk itu kami menggunakan teknologi yang paling sering dipakai masyarakat dan sesuai dengan kebiasaan masyarakat, yaitu WhatsApp. Kami namakan WADUK SAE atau WhatsApp Dispendukcapil SAE,” katanya.
Antrean Online Lebih Praktis
Melalui WADUK SAE, masyarakat yang ingin datang langsung ke kantor Dispendukcapil kini dapat mengambil nomor antrean secara online melalui WhatsApp. Sistem tersebut tidak hanya memberikan nomor antrean, tetapi juga estimasi waktu pelayanan sehingga warga dapat memperkirakan jam kedatangannya.
Wahyudi menjelaskan, sistem antrean digital itu dirancang agar masyarakat tidak perlu menunggu terlalu lama di kantor pelayanan.
“Di antrean itu masyarakat bisa mengetahui mendapatkan antrean nomor berapa dan kira-kira sampai sana jam berapa. Jadi ada jadwalnya,” jelasnya.
Selain antrean online, WADUK SAE juga dilengkapi fasilitas pengaduan masyarakat terkait pelayanan administrasi kependudukan. Warga dapat menyampaikan keluhan maupun kendala pelayanan secara langsung melalui sistem otomatis di WhatsApp.
Tak hanya itu, aplikasi tersebut juga menyediakan layanan tanya jawab mengenai syarat pengurusan dokumen administrasi kependudukan. Mulai dari pengurusan KTP elektronik, kartu keluarga, akta kelahiran hingga dokumen pencatatan sipil lainnya.
“Di dalam WADUK SAE ada fasilitas pengaduan dan tanya jawab terkait persyaratan dokumen administrasi kependudukan. Ini semua serba otomatis,” ungkap Wahyudi.
Permudah Pelaporan Kematian
Salah satu inovasi utama yang kini tengah dikembangkan Dispendukcapil Kota Blitar melalui WADUK SAE adalah layanan pelaporan kematian berbasis WhatsApp. Melalui sistem tersebut, masyarakat tidak lagi harus datang ke kantor Dispendukcapil maupun mengurus surat kematian secara manual ke kelurahan.
Warga yang mengalami musibah kematian anggota keluarga cukup mengirimkan laporan melalui WhatsApp dengan melampirkan dokumen persyaratan sesuai ketentuan. Selanjutnya, sistem akan memandu pengisian formulir secara otomatis.
“Pelaporan kematian ini cukup dilakukan menggunakan WhatsApp ke Dispendukcapil Kota Blitar. Nanti ada form dokumen di WA yang langsung bisa diisi otomatis,” kata Wahyudi.
Menurutnya, inovasi itu dihadirkan untuk memberikan kemudahan bagi masyarakat yang tengah menghadapi suasana duka. Dengan layanan digital tersebut, proses administrasi diharapkan menjadi lebih ringan dan efisien.
“Jadi masyarakat tidak perlu lagi datang ke dukcapil dan tidak perlu membawa dokumen asli. Cukup mengisi form dan melampirkan persyaratan sesuai ketentuan,” ujarnya.
Menariknya, layanan tersebut juga telah terintegrasi dengan pihak kelurahan. Melalui sistem digital yang dikembangkan Dispendukcapil Kota Blitar, proses penerbitan surat keterangan kematian dapat dilakukan secara otomatis bersama pihak kelurahan.
Baca Juga : Sebelas BUMD Milik Pemprov Masuk Catatan KI Jatim, PT SIER Dinilai Miliki Keterbukaan Informasi yang Tinggi
“Masyarakat tidak perlu lagi datang ke kelurahan mencari surat keterangan kematian. Karena melalui WA ini sudah terhubung dengan pak lurah untuk membuat surat kematian,” terang Wahyudi.
Setelah seluruh proses administrasi selesai, akta kematian dapat langsung diterbitkan tanpa warga harus datang ke kantor pelayanan.
“Akta melalui WA ini langsung jadi,” tambahnya.
Hadirkan Layanan Antar Dokumen Gratis
Tak berhenti pada pelayanan digital, Dispendukcapil Kota Blitar juga menghadirkan inovasi KUPAT SAE atau Kurir Cepat SAE. Melalui layanan tersebut, dokumen administrasi kependudukan yang telah selesai diproses dapat diantarkan langsung ke rumah warga tanpa dipungut biaya.
Layanan itu menjadi bagian dari komitmen Pemkot Blitar dalam menghadirkan pelayanan publik yang cepat, mudah, dan dekat dengan masyarakat.
Wahyudi menjelaskan, masyarakat diberikan pilihan untuk mengambil dokumen secara langsung atau menggunakan layanan pengantaran gratis.
“Kalau masyarakat mengajukan permohonan pelayanan melalui aplikasi atau datang ke Dispendukcapil, itu ada pilihan mau diambil atau diantar,” katanya.
Bagi warga yang memiliki keterbatasan waktu maupun mobilitas, layanan antar dokumen tersebut dinilai sangat membantu.
“Kalau masyarakat sibuk dan maunya diantar, ya kami antar sampai rumah gratis tanpa biaya,” tegas Wahyudi.
Transformasi Pelayanan Publik
Inovasi WADUK SAE dan KUPAT SAE menjadi bagian dari transformasi pelayanan publik yang terus dikembangkan Pemerintah Kota Blitar. Pemanfaatan teknologi digital diharapkan mampu meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kependudukan sekaligus mempercepat akses masyarakat terhadap layanan pemerintah.
Selain menghadirkan kemudahan, sistem pelayanan berbasis WhatsApp juga dinilai lebih inklusif karena mudah digunakan berbagai kelompok usia. Penggunaan aplikasi yang sudah familiar di tengah masyarakat menjadi strategi Dispendukcapil Kota Blitar untuk mendekatkan pelayanan kepada warga.
Melalui inovasi tersebut, Pemkot Blitar ingin memastikan pelayanan administrasi kependudukan tidak lagi identik dengan antrean panjang maupun proses birokrasi yang rumit.
Dengan pendekatan pelayanan yang cepat, praktis, dan humanis, Dispendukcapil Kota Blitar berharap masyarakat dapat semakin mudah mengakses layanan administrasi kependudukan secara aman, nyaman, dan efisien.
